Posso mudar a meio do ano?
Pode. O momento mais simples é o fecho do exercício, porque as contas ficam fechadas de um lado só. Mas não é o único — depende do que diz o contrato que assinou. Diga-nos a data e dizemos-lhe o que é possível.
Mudar de contabilista
Mudar de contabilista
Quer mudar? Nós tratamos da nossa parte e dizemos-lhe exactamente o que fazer na sua.
Escrevemos ao seu contabilista actual, dizemos-lhe o que tem de pedir, verificamos o que chega e assumimos a contabilidade na data que combinarmos.
Há um ponto que tem de resolver antes de tudo o resto. É o mesmo com qualquer contabilista que escolha, e explicamos já a seguir.
O ponto que tem de resolver antes
Se dever honorários ao seu contabilista actual, a mudança não avança.
Não é uma regra nossa. Nenhum contabilista certificado pode assumir uma contabilidade com valores em dívida ao colega anterior, e quem o fizer fica obrigado a pagar essa dívida do próprio bolso.
Por isso a primeira coisa a fazer não é falar connosco. É confirmar se tem alguma coisa em aberto.
Se tiver, resolva. Se não tiver, o resto anda depressa.
Os documentos: a lei entrega-os a si
Isto é importante e quase ninguém sabe.
O contabilista que sai é obrigado a devolver os livros e os documentos que tenha em seu poder — mas devolve-os a si, não a nós. Tem até 60 dias para o fazer.
Vai ser-lhe pedido que assine um auto de recepção com a lista do que foi entregue. Esse documento serve sobretudo de prova para o contabilista que sai — mas, ao assiná-lo, está a confirmar que recebeu tudo o que lá está listado.
Por isso: confira item a item antes de assinar. Se alguma coisa da lista não estiver na caixa, é nesse momento que se diz, não depois.
Da nossa parte, damos-lhe a lista do que deve existir, para não ter de adivinhar. O auto de recepção assina-se uma vez e vale como prova daí em diante — vale a pena conferi-lo com a lista ao lado.
Descarregar a lista de verificação (PDF, 1 página)
As senhas são suas. Peça-as todas.
É o passo que mais se esquece, e o que dá mais trabalho a resolver depois.
O seu contabilista usa senhas para tratar da sua vida fiscal e contributiva. Essas senhas são da sua empresa, não dele. Quando muda, tem de ficar com elas.
Peça, por escrito, os acessos a:
- Portal das Finanças
- Segurança Social Directa
- IAPMEI — é com esta que se renova a certificação de PME, todos os anos
- Caixa postal electrónica e notificações electrónicas
O Portal da Empresa e o Banco de Portugal entram com a senha das Finanças. Não são acessos separados.
E depois faça uma coisa: mude-as todas. É o procedimento normal sempre que um acesso deixa de estar partilhado com alguém — vale para uma mudança de contabilista como vale para a saída de um colaborador.
Se alguma não lhe for entregue, não fica sem saída. A titular dos acessos é a sua empresa, e as senhas dos portais públicos podem ser recuperadas junto de cada entidade. Dizemos-lhe como.
O que fazemos por si
Assim que decidir:
Escrevemos ao seu contabilista. Por escrito, como a lei obriga. Não tem de ser você a ter essa conversa profissional.
Confirmamos que está tudo pago. É um passo obrigatório, e é nosso.
Damos-lhe a lista do que pedir. Documentos e senhas, item a item, para levar consigo.
Verificamos o que chega. Confrontamos com a lista e dizemos-lhe o que ficou por entregar, enquanto ainda vai a tempo de o pedir.
Tratamos do contrato. Fazemo-lo por escrito, comunicamo-lo à Ordem e actualizamos o seu contabilista certificado junto das Finanças.
Assumimos na data combinada. Não fica um único dia sem contabilista.
Estes deveres são recíprocos. Aplicam-se a nós no dia em que um cliente nosso decidir sair — e cumprimo-los da mesma maneira.
O que precisamos de si
Quatro coisas:
- Diga ao seu contabilista actual que vai mudar. A rescisão é sua. É o único passo que não podemos dar por si.
- Confirme que não tem valores em dívida.
- Recolha os documentos e confira-os item a item antes de assinar o auto de recepção.
- Recolha as senhas de todos os portais.
Os pontos 3 e 4 são seus por lei, mas não os faz sozinho: damos-lhe a lista e verificamos tudo o que receber.
Quanto tempo demora
Duas balizas, ambas fixadas por lei:
15 dias
Prazo do seu contabilista actual para nos responder.
60 dias
Prazo para lhe devolver os livros e os documentos.
Sem dívidas pendentes, resolve-se dentro disto. Na prática, costuma ser bastante menos.
Perguntas frequentes
E se o meu contabilista não me der as senhas?
A titular dos acessos é a sua empresa, não ele. As senhas dos portais públicos podem ser recuperadas junto de cada entidade, e nós indicamos-lhe o caminho para cada uma.
Tenho de ser eu a avisar o meu contabilista?
A rescisão do contrato é sua, sim. O contacto profissional entre contabilistas é nosso, e é obrigatório.
E se ele não responder?
O processo segue. Quando o contacto se revela impossível, comunicamos o facto ao conselho directivo da Ordem e avançamos.
Fico sem contabilista durante a transição?
Não. A responsabilidade transfere-se numa data acordada. Não há intervalo.
Perco o histórico?
Não. Os documentos são devolvidos a si, acompanhados de uma lista do que foi entregue. O histórico é da sua empresa, não do contabilista.
Trabalham com quem está fora de Viseu?
Sim. Os documentos digitalizam-se e o arquivo é online. Temos clientes que nunca entraram no escritório.
Se está a ponderar mudar
Comece pelo mais simples: confirme se tem alguma coisa em dívida ao seu contabilista actual.
Feito isso, falamos — e daí em diante não anda às cegas.
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